Faire une facture : les erreurs à éviter

Lorsque vous êtes indépendant, commerçant, artisan ou encore professionnel libéral vous êtes amenés à faire des factures de ventes. Ce processus qui peut paraître simple au premier abord ne l’est pas toujours. 

Afin de vous éviter quelques mésaventures, voici une liste de ce qu’il faut éviter de faire lorsqu’on rédige une facture. Après ça, croyez-nous vous serez un As pour rédiger et envoyer la facture parfaite.

1. Envoyez rapidement vos factures

Ne remettez pas à demain ce que vous pouvez faire aujourd’hui. En effet, le meilleur moyen de faire une facture c’est lorsque vous réalisez une vente ou une prestation de service. La facture doit en principe être faite le jour de la livraison des marchandises ou le dernier jour de l’exécution du service. Si vous n’avez pas la possibilité d’envoyer la facture le jour même, bloquez un moment dans votre agenda, une fois par semaine par exemple où vous envoyez toutes vos factures des derniers jours.

À savoir que pour les livraisons intracommunautaires de bien exonérée de TVA et les prestations de services, la facture doit être délivrée au plus tard le 15 du mois suivant le cours du mois auquel vous avez envoyé la marchandise ou fourni le service. Les délais de paiement entre professionnels doit être réglementés. Les deux parties ne peuvent pas aménager des délais librement. Il y a quatre paiements différents se peuvent choisir les professionnels :

• Le paiement comptant: le client doit payer sa facture immédiatement et intégralement le jour de la livraison du bien ou de la réalisation du service.
• Le paiement à réception: le délai doit être fixé à une semaine maximum à compter de la livraison du bien, cela inclut le temps d’acheminement de la facture.
• Le paiement avec délai par défaut: ce délai de paiement s’applique lorsque rien n’est précisé dans le contrat. Il est fixé à 30 jours maximum suivant la livraison du bien, c’est-à-dire de la remise du bien au client, ou de l’achèvement de la réalisation de la prestation de service.
• Le paiement avec délai négocié: les parties peuvent se mettre d’accord sur un tout autre délai de paiement dans la limite de 60 jours à compter de l’émission de la facture. S’il est prévu dans le contrat, ce délai peut être allongé à 45 jours fin de mois* à compter de la date d’émission de la facture.

*En ce qui concerne les 45 jours allongés, elle peut être établie de deux manières par les parties. Il est possible : 

• D’ajouter 45 jours à la fin du mois d’émission de la facture.
• D’ajouter 45 jours à la date d’émission de la facture. Le paiement devra donc se faire avant la fin du mois de cette date.

Pour les factures entre professionnels et particuliers, il n’existe pas de délai légal de paiement de facture. Les deux parties peuvent donc librement se mettre d’accord sur le délai qu’elles souhaitent appliquer. Si vous êtes auto-entrepreneur ou une société les délais peuvent varier . Généralement la date d’échéance précise de la facture est indiquée. Cette date peut être identique à la date d’émission de la facture ou être fixée quelques semaines plus tard. 

À noter que si vous êtes un artisan (plombier, serrurier, peintre etc.)  le délai de paiement de facture ne peut pas courir avant la fin de la réalisation des travaux puisque la facture ne peut être émise qu’une fois les travaux effectués.

Augmentez vos chances d’être payé(e) rapidement en envoyant vos factures dans les temps. Vous éviterez ainsi d’oublier de facturer et de creuser des écarts financiers dans votre activité.  Cela arrive et peut causer des faillites.

RoboCompta vous permet d’envoyer et d’établir vos factures en quelques clics où que vous soyez, par le Web depuis votre smartphone . 

2. Soyez payé à temps

Ne criez pas victoire trop tôt. Maintenant que vous avez envoyé vos factures, il est possible que vos clients ne vous paient pas. Et cela peut être parce qu’ils ont perdu votre facture, qu’il l’ai oublié ou bien qu’il soit tout simplement mauvais payeur. Eh oui ça peut arriver.  Il faut donc pouvoir relancer vos clients dès que l’échéance de la facture est dépassée. Commencez par faire des petites piqûres de rappels en douceur puis plus fermement si vous n’avez aucun retour. N’hésitez pas à contacter nos coachs pour plus de conseils. 

Via Robocompta, repérez vos factures impayées aux versements manquants sur votre compte en banque. Vous recevez une notification quand l’échéance de votre facture est dépassée.

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Prenez rendez-vous avec l'un de nos conseillers.

3. N’oubliez pas les mentions obligatoires sur la facture

Une facture bien faite comporte plusieurs éléments. N’oubliez pas de consulter les éléments ci-dessous avant d’envoyer votre facture. Et vérifiez qu’il ne manque rien . 

1. Nom et adresse du vendeur ou du prestataire de services ( raison sociale et siège social pour une société)
2. Nom et adresse ( raison sociale et siège social) du client
3. Numéro d’identification à la TVA du fournisseur
4. Forme de la société du vendeur ou du prestataire suivie de sa dénomination sociale;
5. Montant du capital social;
6. Numéro d’identification et mention du Registre du Commerce et des Sociétés (RCS) suivis du nom de la ville où se trouve le greffe du vendeur/prestataire.
7. Numéro de la facture (elle doit être numérotée selon une séquence chronologique et continue)
8. Date d’émission de la facture 
9. Date de la vente ou de la prestation de services 
10. Pour chaque bien livré ou service rendu indiquer la quantité et la dénomination précise, le prix unitaire  hors taxes et les rabais, remis
11. Montant de la TVA à payer 
12. Taux de TVA applicable ou le cas échéant la mention du bénéfice en cas d’exonération;
13. Taux de pénalités en cas de retard; 
14.  Mention “ Autoliquidation” pour les opérations bénéficiant de ce régime
15. Condition d’escompte applicable en cas de paiement anticipé
16. Mention “ Autofacturation” lorsque la facture est établie par le client
17. Date à laquelle le règlement doit être fait 

Avec Robocompta n’oubliez aucune mention sur vos factures. L’application est conçue pour que vos factures puissent être envoyées si tous ces champs sont valides.

Pour plus de précisions sur la réalisation exacte d’une facture. Nous vous invitons à lire cet article : comment faire une facture ? 

4. Aucun détail ne doit être négligé sur la facture

Facilitez la vie de vos clients en indiquant à quoi correspond tel ou tel montant. Ils sont comme vous. Ils aiment savoir ce qu’ils paient. Si vos clients comprennent à quoi correspond le montant indiqué, ils seront plus enclins à honorer votre facture.  Dans Robocompta , et son module devis & facture la section item “type de paiement” vous donne la possibilité d’indiquer le type de règlement que vous souhaitez, ou dans la section contenue cette partie vous donne un canevas précis. Le module vous permet d’être à jour dans vos factures impayées. Vous pouvez les envoyés par mails. 

5. Les frais inattendus: évitez les mauvaises surprises

Le plus pénible lorsqu’on est client c’est de voir des frais inexpliqués ou encore imprévus sur une facture. Mettez-vous à sa place . Cela ne vous plaît pas en tant que client, donc forcément votre client(e) ne sera pas non plus content(e). Surtout, évitez de vous retrouver dans ce genre de situation. Mettez-vous d’accord avec votre client(e) dès le départ et en quoi consistent les différents aspects de votre travail. Indiquez bien chaque mission et aspect de votre projet. Votre client ne se sentira pas comme pris au piège par votre facture. 

6. Envoyer sa facture vers l’inconnu

Il se peut que vous soyez amené à travailler avec une entreprise ou une organisation. Le service dans lequel vous allez effectuer votre travail n’est pas forcément celui qui traitera votre facture. C’est pour cela qu’il faut que vous vous assuriez de savoir en amont qui s’occupe de régler les factures afin de lui adresser la vôtre directement.  

N’hésitez pas à poser la question directement à la personne avec qui vous collaborez. Envoyer sa facture au mauvais département, ou à la mauvaise personne c’est le risque qu’elle se retrouve dans l’inconnu, et donc d’être payé en retard.  En plus que celle-ci se retrouve perdue, cela ne fait pas très professionnel. Bref, renseignez et notez l’email de la personne qui gère les factures. 

7. Garder ses factures dans le Cloud

Vous gardez vos factures hors du cloud. Et malheureusement votre ordinateur vous lâche et vos factures gardées précieusement dans un dossier disparaissent également. L’angoisse, n’est-ce pas ?

Pas de panique, la solution est à portée de clic : Google Drive, Dropbox, Robocompta : autant de moyens de classer et de conserver vos factures en lieu sûr, c’est-à-dire sur le cloud. Utilisez-les et gardez vos factures en sécurité !

8.  Toujours relire vos factures

Vous avez la mauvaise habitude de ne pas relire vos factures. Attention, une erreur dans le calcul de vos prestations peut s’y glisser. Prenez le temps de faire une mise en page soignée, vérifier les espaces malvenus , la police, etc.

Prenez l’habitude d’utiliser le même format de facture avec certaines de vos  informations déjà pré-rempli. Cela vous facilitera la vie et vous gagnerez du temps sur d’autres détails plus importants. Professionnels, relisez-vous. Vos factures, et votre relation au client s’en porteront d’autant mieux !

9.  Mettre votre activité en valeur

Dans l’avant-dernier point, on parlait de relation client via votre facture.

Sur celle-ci c’est l’occasion de mettre en valeur votre activité. À l’instar d’un dépliant publicitaire, votre facture , votre client(e) la lira, relira sans doute plusieurs fois. Et la conservera. À vous d’en tirer parti et de lui donner à voir votre activité. 

Ajoutez votre logo, choisissez une couleur un format type et tenez-vous-en. Cela permettra à votre client de garder une image mentale de votre activité et donc de votre entreprise. Votre facture est également votre carte de visite, vendez vos services à travers elle. 

On évite de reprendre des modèles Word ou passer par Excel pour faire ces factures. Avec Robocompta personnalisez vos factures aux couleurs de votre entreprise dans l’application.  

Envie notre application Robocompta ? Rendez-vous dans l’App Store ou Google Play Store  pour la télécharger sur votre smartphone. Vous pouvez vous également vous inscrire via la plateforme. 

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