Faire une facture : les erreurs à éviter

Préambule : qu’est ce qu’une facture ? Définition et portée juridique

Une facture est un document commercial et comptable qui constate une vente de biens ou une prestation de services. Elle a une valeur juridique : elle constitue une preuve de la créance et engage votre client à vous payer.

La facture n’est pas optionnelle. Toute transaction entre professionnels (B2B) doit obligatoirement faire l’objet d’une facture, qui plus est conforme à la réforme de la facturation électronique, quelle que soit la taille des parties. Pour les transactions avec des particuliers (B2C), la facture est obligatoire dès lors que le client en fait la demande ou que la prestation dépasse un certain montant, dépendant de l’activité.

⚠ La facture pro forma n’est pas une vraie facture

Un devis signé, un bon de commande ou une pro forma ne remplacent pas la facture. La facture est émise après la livraison du bien ou la réalisation de la prestation. Exception : la facture d’acompte, émise avant prestation pour une avance sur paiement.

1. Envoyez rapidement vos factures

Ne remettez pas à demain ce que vous pouvez faire aujourd’hui. En effet, le meilleur moyen de faire une facture c’est lorsque vous réalisez une vente ou une prestation de service. La facture doit en principe être faite le jour de la livraison des marchandises ou le dernier jour de l’exécution du service. Si vous n’avez pas la possibilité d’envoyer la facture le jour même, bloquez un moment dans votre agenda, une fois par semaine par exemple où vous envoyez toutes vos factures des derniers jours.

À savoir que pour les livraisons intracommunautaires de bien exonérée de TVA et les prestations de services, la facture doit être délivrée au plus tard le 15 du mois suivant le cours du mois auquel vous avez envoyé la marchandise ou fourni le service. Les délais de paiement entre professionnels doit être réglementés. Les deux parties ne peuvent pas aménager des délais librement. Il y a quatre paiements différents se peuvent choisir les professionnels :

• Le paiement comptant: le client doit payer sa facture immédiatement et intégralement le jour de la livraison du bien ou de la réalisation du service.
• Le paiement à réception: le délai doit être fixé à une semaine maximum à compter de la livraison du bien, cela inclut le temps d’acheminement de la facture.
• Le paiement avec délai par défaut: ce délai de paiement s’applique lorsque rien n’est précisé dans le contrat. Il est fixé à 30 jours maximum suivant la livraison du bien, c’est-à-dire de la remise du bien au client, ou de l’achèvement de la réalisation de la prestation de service.
• Le paiement avec délai négocié: les parties peuvent se mettre d’accord sur un tout autre délai de paiement dans la limite de 60 jours à compter de l’émission de la facture. S’il est prévu dans le contrat, ce délai peut être allongé à 45 jours fin de mois* à compter de la date d’émission de la facture.

*En ce qui concerne les 45 jours allongés, elle peut être établie de deux manières par les parties. Il est possible : 

• D’ajouter 45 jours à la fin du mois d’émission de la facture.
• D’ajouter 45 jours à la date d’émission de la facture. Le paiement devra donc se faire avant la fin du mois de cette date.

Pour les factures entre professionnels et particuliers, il n’existe pas de délai légal de paiement de facture. Les deux parties peuvent donc librement se mettre d’accord sur le délai qu’elles souhaitent appliquer. Si vous êtes auto-entrepreneur ou une société les délais peuvent varier . Généralement la date d’échéance précise de la facture est indiquée. Cette date peut être identique à la date d’émission de la facture ou être fixée quelques semaines plus tard. 

À noter que si vous êtes un artisan (plombier, serrurier, peintre etc.)  le délai de paiement de facture ne peut pas courir avant la fin de la réalisation des travaux puisque la facture ne peut être émise qu’une fois les travaux effectués.

Augmentez vos chances d’être payé(e) rapidement en envoyant vos factures dans les temps. Vous éviterez ainsi d’oublier de facturer et de creuser des écarts financiers dans votre activité.  Cela arrive et peut causer des faillites.

RoboCompta vous permet d’envoyer et d’établir vos factures en quelques clics où que vous soyez, par le Web depuis votre smartphone . 

2. Soyez payé à temps

Ne criez pas victoire trop tôt. Maintenant que vous avez envoyé vos factures, il est possible que vos clients ne vous paient pas. Et cela peut être parce qu’ils ont perdu votre facture, qu’il l’ai oublié ou bien qu’il soit tout simplement mauvais payeur. Eh oui ça peut arriver.  Il faut donc pouvoir relancer vos clients dès que l’échéance de la facture est dépassée. Commencez par faire des petites piqûres de rappels en douceur puis plus fermement si vous n’avez aucun retour. N’hésitez pas à contacter nos coachs pour plus de conseils. 

Via Robocompta, repérez vos factures impayées aux versements manquants sur votre compte en banque. Vous recevez une notification quand l’échéance de votre facture est dépassée.

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Prenez rendez-vous avec l'un de nos conseillers.

3. N’oubliez pas les mentions obligatoires sur la facture en 2026

Une facture bien faite comporte plusieurs éléments. N’oubliez pas de consulter les éléments ci-dessous avant d’envoyer votre facture. Et vérifiez qu’il ne manque rien .

1. Nom et adresse du vendeur ou du prestataire de services ( raison sociale et siège social pour une société)
2. Nom et adresse ( raison sociale et siège social) du client
3. Numéro d’identification à la TVA du fournisseur
4. Forme de la société du vendeur ou du prestataire suivie de sa dénomination sociale;
5. Montant du capital social;
6. Numéro d’identification et mention du Registre du Commerce et des Sociétés (RCS) suivis du nom de la ville où se trouve le greffe du vendeur/prestataire.
7. Numéro de la facture (elle doit être numérotée selon une séquence chronologique et continue)
8. Date d’émission de la facture
9. Date de la vente ou de la prestation de services
10. Pour chaque bien livré ou service rendu indiquer la quantité et la dénomination précise, le prix unitaire  hors taxes et les rabais, remis
11. Montant de la TVA à payer
12. Taux de TVA applicable ou le cas échéant la mention du bénéfice en cas d’exonération;
13. Taux de pénalités en cas de retard;
14.  Mention “ Autoliquidation” pour les opérations bénéficiant de ce régime
15. Condition d’escompte applicable en cas de paiement anticipé
16. Mention “ Autofacturation” lorsque la facture est établie par le client
17. Date à laquelle le règlement doit être fait

Le Code général des impôts (CGI) et le Code de commerce imposent une liste précise de mentions sur chaque facture. Une mention manquante peut entraîner une amende de 15€ par mention absente, avec un minimum de 60€ et un maximum de 25% du montant facturé

Avec Robocompta n’oubliez aucune mention sur vos factures. L’application est conçue pour que vos factures puissent être envoyées si tous ces champs sont valides.

Ce qui change en 2026 : la mention franchise TVA et la réforme e-facturation

La mention franchise TVA mise à jour en septembre 2026

⚠ Changement de mention pour les entreprises en franchise de TVA

AVANT (jusqu’au 31 août 2026) :
« TVA non applicable, art. 293 B du CGI »

À PARTIR DU 1er SEPTEMBRE 2026 :
« TVA non applicable, art. L. 223 et s. du CIBS »
(CIBS = Code des impositions sur les biens et services)

Tolérance jusqu’au 31 décembre 2027 mais mettez vous à jour avant !

La réforme de la facturation électronique change aussi les factures

À partir de septembre 2026 pour la réception, et progressivement pour l’émission, les factures B2B doivent transiter en format électronique normalisé (Factur-X, UBL ou CII). Pour les TPE, cela signifie que votre logiciel doit être compatible.

4. Les règles de numérotation et les détails de la facture

La numérotation des factures est obligatoire et doit suivre une séquence chronologique continue. Voici les règles à respecter :

• Numéro unique par facture, jamais deux factures avec le même numéro
• Séquence continue sans saut, pas de 2026-041 suivi de 2026-043
• Basé sur une date (ex : 2026-042, 2026-06-042) ou une séquence simple (ex : 00042)
• En cas d’avoir ou de rectificatif : le numéro de facture originale doit être cité
• Pas de remise à zéro en milieu d’année, la séquence peut repartir à 001 en janvier de chaque année

⚠ Conséquences d’une mauvaise numérotation

Un trou dans la numérotation ou des doublons peuvent faire présumer que des factures ont été cachées lors d’un contrôle fiscal, entraînant une reconstitution de CA et des redressements. Votre logiciel de facturation doit gérer la numérotation automatiquement.

Facilitez la vie de vos clients en indiquant à quoi correspond tel ou tel montant. Ils sont comme vous. Ils aiment savoir ce qu’ils paient. Si vos clients comprennent à quoi correspond le montant indiqué, ils seront plus enclins à honorer votre facture.  Dans Robocompta , et son module devis & facture la section item “type de paiement” vous donne la possibilité d’indiquer le type de règlement que vous souhaitez, ou dans la section contenue cette partie vous donne un canevas précis. Le module vous permet d’être à jour dans vos factures impayées. Vous pouvez les envoyés par mails. 

5. Les frais inattendus: évitez les mauvaises surprises

Le plus pénible lorsqu’on est client c’est de voir des frais inexpliqués ou encore imprévus sur une facture. Mettez-vous à sa place . Cela ne vous plaît pas en tant que client, donc forcément votre client(e) ne sera pas non plus content(e). Surtout, évitez de vous retrouver dans ce genre de situation. Mettez-vous d’accord avec votre client(e) dès le départ et en quoi consistent les différents aspects de votre travail. Indiquez bien chaque mission et aspect de votre projet. Votre client ne se sentira pas comme pris au piège par votre facture. 

6. Envoyer sa facture vers l’inconnu

Il se peut que vous soyez amené à travailler avec une entreprise ou une organisation. Le service dans lequel vous allez effectuer votre travail n’est pas forcément celui qui traitera votre facture. C’est pour cela qu’il faut que vous vous assuriez de savoir en amont qui s’occupe de régler les factures afin de lui adresser la vôtre directement.  

N’hésitez pas à poser la question directement à la personne avec qui vous collaborez. Envoyer sa facture au mauvais département, ou à la mauvaise personne c’est le risque qu’elle se retrouve dans l’inconnu, et donc d’être payé en retard.  En plus que celle-ci se retrouve perdue, cela ne fait pas très professionnel. Bref, renseignez et notez l’email de la personne qui gère les factures. 

7. Garder ses factures dans le Cloud

Vous gardez vos factures hors du cloud. Et malheureusement votre ordinateur vous lâche et vos factures gardées précieusement dans un dossier disparaissent également. L’angoisse, n’est-ce pas ?

Pas de panique, la solution est à portée de clic : Google Drive, Dropbox, Robocompta : autant de moyens de classer et de conserver vos factures en lieu sûr, c’est-à-dire sur le cloud. Utilisez-les et gardez vos factures en sécurité !

8.  Toujours relire vos factures

Vous avez la mauvaise habitude de ne pas relire vos factures. Attention, une erreur dans le calcul de vos prestations peut s’y glisser. Prenez le temps de faire une mise en page soignée, vérifier les espaces malvenus , la police, etc.

Prenez l’habitude d’utiliser le même format de facture avec certaines de vos  informations déjà pré-rempli. Cela vous facilitera la vie et vous gagnerez du temps sur d’autres détails plus importants. Professionnels, relisez-vous. Vos factures, et votre relation au client s’en porteront d’autant mieux !

9.  Mettre votre activité en valeur

Dans l’avant-dernier point, on parlait de relation client via votre facture.

Sur celle-ci c’est l’occasion de mettre en valeur votre activité. À l’instar d’un dépliant publicitaire, votre facture , votre client(e) la lira, relira sans doute plusieurs fois. Et la conservera. À vous d’en tirer parti et de lui donner à voir votre activité. 

Ajoutez votre logo, choisissez une couleur un format type et tenez-vous-en. Cela permettra à votre client de garder une image mentale de votre activité et donc de votre entreprise. Votre facture est également votre carte de visite, vendez vos services à travers elle. 

On évite de reprendre des modèles Word ou passer par Excel pour faire ces factures. Avec Robocompta personnalisez vos factures aux couleurs de votre entreprise dans l’application.  

Envie notre application Robocompta ? Rendez-vous dans l’App Store ou Google Play Store  pour la télécharger sur votre smartphone. Vous pouvez vous également vous inscrire via la plateforme. 

FAQ

Q : Peut-on faire une facture à la main ou dans Word ?

R :La loi n’impose pas de logiciel. Mais une facture Word ou manuscrite est très difficile à sécuriser (numérotation, archivage, conformité e-facture à venir) et n’est pas conforme. Même avec un petit volume de facture par mois, un logiciel dédié est fortement recommandé, et sera obligatoire pour la réforme de la facture électronique.

Q : Combien de temps faut-il conserver ses factures ?

R : Les factures doivent être conservées 10 ans pour les sociétés (Code de commerce), et au moins 6 ans pour les auto-entrepreneurs (délai de reprise fiscale). En pratique, conservez les 10 ans. La réforme de la facturation électronique impose un archivage légal via votre outil de facturation ou votre plateforme agréée. CaptainCompta vous propose d’ores et déjà une solution 100% conforme.

Q : Peut-on envoyer une facture par mail en 2026

R : Avec la réforme de la facturation électonique, vos factures B2B devront transiter via une Plateforme Agréée au format Factur-X, UBL ou CII. Anticipez la migration maintenant avec  CaptainCompta.

Q : Facture et avoir, quelle différence ?

R : Une facture constate une créance (votre client vous doit de l’argent). Un avoir (ou note de crédit) annule tout ou partie d’une facture émise. Vous ne modifiez jamais une facture déjà émise — vous émettez un avoir et, si nécessaire, une nouvelle facture corrective.

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