Bons nombres d’entreprises se fient encore aux factures papiers. Certainement par habitudes ou par peur de passer à un système dématérialisé. Pourtant, à l’heure de la digitalisation, la dématérialisation des factures est un processus capital que les entreprises ne doivent pas négliger.
Dans cet article, nous vous donnons quelques points qui vous feront passer du format papier au numérique.
1. Des économies considérables avec la dématérialisation des factures
Vous ne le savez peut-être pas, mais le coût de traitement d’une facture papier est estimé à 22€ selon l’association Apeca. Ça fait cher la facture !
Toujours d’après l’Apeca, passer à une gestion d’automatisation des factures généreraient 25 à 50% d’économie. Quand on sait que les entreprises dépensent 1 368 euros par seconde en gestion des tâches administratives dont 61,3% sont liées à des problématiques de comptabilité et de finance.
Si on calcule le temps, la main-d’oeuvre, la gestion manuelle des factures, ainsi que les fournitures associées à leurs impressions, le coût peut très vite grimper en flèche. Et pour une entreprise, cela n’est pas à négliger.
2. La dématérialisation pour un gain de temps
Le traitement d’une facture papier prend en moyenne 10 jours. Ce temps peut être consacrée à la prospection et l’acquisition de nouveaux clients.
De plus, la gestion des factures papiers est assez chronophage, comme la réception, le tri, la saisie des données et le classement. Personne n’a envie de passer trop de temps à cela !
Surtout que cela peut freiner la productivité d’une entreprise. À savoir que parmi les tâches les plus chronophages en France dans une entreprise Sage liste la comptabilité, qui représente 14,9%. Le traitement des factures envoyées arrive en second avec 13,5% et suit le traitement des factures reçues 12,6%.
Mais tout cela peut être allégée grâce à la dématérialisation des factures et son système d’océrisation.
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3. Éviter les erreurs avec l’OCR
L’OCR (Optical Character Recognition) est une technologie qui permet de digitaliser les données comptables de vos factures et de vérifier leur conformité. L’OCR met ainsi fin aux longues heures de saisie des données comptables de vos factures et réduit considérablement les erreurs.
4. Ne perdez plus aucun document
La perte de document est monnaie courante dans une entreprise. En cas d’audit comptable ou de contrôle fiscal la dématérialisation des documents est une bonne alternative. Grâce au Cloud, la dématérialisation permet de centraliser, d’archiver et de retrouver tous vos documents sur une même plateforme. Dites adieu au stress de la perte de document, tout est au même endroit !
5. Éviter les retards de paiement avec les factures dématérialisées
Le retard de paiement est lié à 25% des faillites d’entreprises en France. Le non-respect des échéances de règlement peut entraîner des pénalités ou encore des litiges.
Vos relations avec vos fournisseurs peuvent en être impacté.
Afin de ne pas oublier et de suivre le paiement de vos factures, vous pouvez mettre en en place des rappels avec des dates d’échéances. Et programmer des paiements automatiques récurrents. Cette méthode génère de la confiance et la durabilité de vos relations fournisseurs.
6. Les points importants de la dématérialisation
Depuis Janvier 2020 toutes les entreprises sont concernées par la dématérialisation des factures. En Janvier 2019, seules les PME étaient dans l’obligation légale.
La dématérialisation des factures permet de simplifier la gestion des fournisseurs et de gagner du temps et de l’argent. Il est primordial pour une entreprise de s’équiper de bons outils de dématérialisation. Robocompta peut être la solution.
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