Bons nombres d’entreprises se fient encore aux factures papiers. Certainement par habitudes ou par peur de passer à un système dématérialisé. Pourtant, à l’heure de la digitalisation, la dématérialisation des factures est un processus capital que les entreprises ne doivent pas négliger.
Dans cet article, nous vous donnons quelques points qui vous feront passer du format papier au numérique.
1. Des économies considérables avec la dématérialisation des factures
Vous ne le savez peut-être pas, mais le coût de traitement d’une facture papier est estimé à 22€ selon l’association Apeca. Ça fait cher la facture !
Toujours d’après l’Apeca, passer à une gestion d’automatisation des factures généreraient 25 à 50% d’économie. Quand on sait que les entreprises dépensent 1 368 euros par seconde en gestion des tâches administratives dont 61,3% sont liées à des problématiques de comptabilité et de finance.
Si on calcule le temps, la main-d’oeuvre, la gestion manuelle des factures, ainsi que les fournitures associées à leurs impressions, le coût peut très vite grimper en flèche. Et pour une entreprise, cela n’est pas à négliger.
2. La dématérialisation pour un gain de temps
Le traitement d’une facture papier prend en moyenne 10 jours. Ce temps peut être consacrée à la prospection et l’acquisition de nouveaux clients.
De plus, la gestion des factures papiers est assez chronophage, comme la réception, le tri, la saisie des données et le classement. Personne n’a envie de passer trop de temps à cela !
Surtout que cela peut freiner la productivité d’une entreprise. À savoir que parmi les tâches les plus chronophages en France dans une entreprise Sage liste la comptabilité, qui représente 14,9%. Le traitement des factures envoyées arrive en second avec 13,5% et suit le traitement des factures reçues 12,6%.
Mais tout cela peut être allégée grâce à la dématérialisation des factures et son système d’océrisation.
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3. Éviter les erreurs avec l’OCR
L’OCR (Optical Character Recognition) est une technologie qui permet de digitaliser les données comptables de vos factures et de vérifier leur conformité. L’OCR met ainsi fin aux longues heures de saisie des données comptables de vos factures et réduit considérablement les erreurs.
4. Ne perdez plus aucun document
La perte de document est monnaie courante dans une entreprise. En cas d’audit comptable ou de contrôle fiscal la dématérialisation des documents est une bonne alternative. Grâce au Cloud, la dématérialisation permet de centraliser, d’archiver et de retrouver tous vos documents sur une même plateforme. Dites adieu au stress de la perte de document, tout est au même endroit !
5. Éviter les retards de paiement avec les factures dématérialisées
Le retard de paiement est lié à 25% des faillites d’entreprises en France. Le non-respect des échéances de règlement peut entraîner des pénalités ou encore des litiges.
Vos relations avec vos fournisseurs peuvent en être impacté.
Afin de ne pas oublier et de suivre le paiement de vos factures, vous pouvez mettre en en place des rappels avec des dates d’échéances. Et programmer des paiements automatiques récurrents. Cette méthode génère de la confiance et la durabilité de vos relations fournisseurs.
6. Les points importants de la dématérialisation
Depuis Janvier 2020 toutes les entreprises sont concernées par la dématérialisation des factures. En Janvier 2019, seules les PME étaient dans l’obligation légale.
La dématérialisation des factures permet de simplifier la gestion des fournisseurs et de gagner du temps et de l’argent. Il est primordial pour une entreprise de s’équiper de bons outils de dématérialisation. Robocompta peut être la solution.
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FAQ :
Q : Quelle est la différence entre le bilan et le compte de résultat ?
Le bilan est une photographie du patrimoine à un instant T (ce que l'entreprise possède et ce qu'elle doit). Le compte de résultat retrace l'activité sur l'exercice (ce qu'elle a gagné et dépensé). Les deux forment les comptes annuels, déposés au greffe chaque année.
Q : Les micro-entrepreneurs doivent-ils établir un bilan ?
Non. Ils tiennent un simple registre des recettes et des dépenses. En revanche, s'ils dépassent les seuils du régime micro et basculent au réel, l'obligation d'établir un bilan s'applique.
Q : Quand le bilan est-il déposé au greffe ?
Pour une société qui clôture au 31 décembre, les comptes annuels sont approuvés en assemblée dans les six mois de la clôture. Le dépôt au greffe intervient ensuite dans le mois suivant l'approbation, ou dans les deux mois lorsqu'il est effectué par voie électronique. Les SAS et SASU non cotées peuvent demander la confidentialité de leur compte de résultat.
Q : Que signifie « capitaux propres inférieurs à la moitié du capital social » ?
Cela signifie que les pertes ont réduit les capitaux propres à moins de 50 % du capital social. Ce n'est pas la même chose que des capitaux propres négatifs : une société peut être sous ce seuil avec des capitaux propres encore positifs. Lorsque le seuil est franchi, les associés doivent décider, dans les quatre mois suivant l'approbation des comptes faisant apparaître la perte, s'il y a lieu de prononcer la dissolution anticipée. Si l'activité continue, la société doit en principe, au plus tard à la clôture du deuxième exercice suivant, reconstituer ses capitaux propres à au moins la moitié du capital, ou réduire son capital. C'est un signal d'alerte juridique et financier sérieux.
Q : Pourquoi mon bilan n'est-il pas équilibré ?
Un déséquilibre vient toujours d'une écriture incomplète : une contrepartie manquante, un montant saisi une seule fois, un compte d'attente non soldé. La comptabilité en partie double impose que chaque écriture ait un débit et un crédit d'égal montant.
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