Captaincompta sait à quel point il est compliqué de s’y retrouver dans les tâches administratives, les rendez-vous et autres activités liées à la gestion d’une entreprise.
C’est pourquoi nous vous proposons aujourd’hui un article recensant quelques conseils et recommandations pour vous aider à gérer au mieux votre agenda professionnel.
Cet article se décomposera en 3 sections.
1. Tenir un agenda à jour
Premièrement, il vous sera nécessaire de tenir un cahier de bord qui vous permettra de mettre au clair toutes vos idées, tâches et rendez-vous. Planifier est en effet un bon moyen de s’y retrouver dans toutes ces tâches. Pour planifier vous devrez prioriser vos tâches. Une fois priorisé vous pourrez ensuite les classer par ordres d’importance. Une méthode efficace pour ce genre de procéder est la technique du time-blocking
Cette technique consiste à prioriser les tâches puis les placer dans votre journée pour la rendre plus fluide. Les tâches importantes et prenante seront alors définies sur les plages horaires où vous disposerez de plus de temps. Sur ces plages il est important de s’occuper uniquement de la tâche dédiée et ainsi être plus efficace. Le classement sera donc fait par “bloc”.
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Fonctionner sous forme de bloc permet donc d’être plus productif et de réduire les distractions dues aux changements répétitifs de tâches diverses.
Un appel, une réunion, un mail, un appel, une urgence.
Tenir un agenda nécessite également une certaine rigueur, vous devrez y effectuer les modifications nécessaires en temps voulu (réunion annulée, rendez-vous décaler) pour disposer d’un outil simple et efficace d’utilisation.
Cependant, gérer vous-mêmes vos tâches administratives peut parfois être compliqué, c’est pourquoi certains professionnel proposent maintenant de nombreux outils afin de vous accompagner dans vos démarches.
2. Dématérialiser ses chiffres
C’est le cas notamment de la partie chiffres et comptable de votre activité.
Certaines banques proposent des accompagnements personnalisés afin de gérer au mieux les dépenses de l’entreprise et de faire vérifier les transactions par un conseiller.
Pour la partie comptable, vous pouvez vous faire accompagner par un cabinet comptable en ligne, qui dispose d’outils numériques efficace à la bonne gestion de vos chiffres. Ces outils sont développés par des professionnels et donc optimisés pour vous en faciliter l’utilisation. Vous disposerez donc d’outils en totale autonomie ou également des services à distance via téléphone avec des réponses rapides, souvent sous 24h.
C’est le cas chez Captaincompta, ici on vous propose un accompagnement personnalisé à distance via téléphone ou mail avec un coach comptable dédié. Nous disposons également d’une application : Robocompta, qui vous permet de suivre en temps réel les chiffres clés de son activité et d’envoyer en toute simplicité en prenant en photographier vos justificatifs de factures, tickets, ect. afin d’assurer un suivi comptable de votre activité aussi simple que rapide.
Nous vous avons déjà proposé un article sur : Les avantages de la dématérialisation de vos factures.
https://captaincompta.fr/dematerialisation-des-factures-pourquoi-est-ce-important/
Pour les autres nous allons vous parler d’une alternative aussi efficace si vous ne souhaitez pas vous encombrer avec la partie administrative de votre activité.
3. Sous-traiter ses tâches administratives
En effet, de nombreuses entreprises ont maintenant recourt à la sous-traitance. Un outil tout autant efficace et qui vous libère énormément de temps dans votre journée.
Pour ce faire vous pouvez avoir recours à une secrétaire qui, à temps partiel, pourra s’occuper de vos démarches, vous pouvez également faire traiter certaines demandes et déclarations directement dans les cabinets dédiés. Ainsi votre comptable doit pouvoir effectuer un certain nombre de déclarations, ces prestations vous feront gagner du temps et seront réalisées minutieusement par un professionnel, les erreurs seront également réduites. Enfin de nouvelles infrastructures vous proposent de gérer vos démarches à distance. C’est le cas notamment de notre partenaire MJ gestion, un cabinet qui s’occupe de toute la partie administrative de votre activité.
MJ gestion vous propose différentes formes de sous-traitance en fonction de vos besoins, de quoi gagner un temps précieux. Ce temps pourra ensuite être utile pour traiter des tâches plus complexes concernant votre activité ou pour l’élaboration de nouveaux projets.
Pour en savoir plus cliquez ici : https://captaincompta.fr/gestion-administrative-pour-tpe-pme/
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