Pourquoi faut-il tenir sa comptabilité à jour ?

La comptabilité est actuellement essentielle au bon fonctionnement des entreprises afin de gérer ses coûts, calculer ses frais, avoir tous ses justificatifs et d’avoir un suivi sur toutes les dépenses et recettes de l’entreprise. C’est pourquoi il faut toujours avoir une comptabilité à jour.

1. La comptabilité, à quoi ca sert ?

Tout d’abord, le but premier d’une comptabilité à jour est de savoir si l’entreprise est rentable, vous avez des obligations fiscales et juridiques à respecter c’est pour cela qu’il est important de déclarer ses revenus. Il vous incombe également des responsabilités et obligations pour les personnes avec qui vous travaillez telles que : 

• Les banques, il est important de remettre son bilan aux banques afin de pouvoir les solliciter ou simplement de les tenir au courant sur l’avancée de vos projets. Cela vous permettra aussi de solliciter votre banque afin de faire des emprunts ou de demander des prêts. 
• L’État, vous avez des responsabilités envers l’État comme déclarer vos dettes fiscales et sociales, votre déclaration de TVA, l’impôt des sociétés, vos dividendes ainsi que le dépôt de vos comptes et la CFE (Cotisations Foncières des Entreprises).  
• Les actionnaires, vous devez rendre des comptes à vos actionnaires. Les informer de l’avancée du bilan ainsi qu’un devoir d’informations. 
• Les fournisseurs doivent savoir si leur client est solvable ou non. 
• Les clients veulent le résultat final ils doivent savoir s’ils pourront accéder au bien ou service fournit par l’entreprise. 
• Les salariés veulent que leur salaire soit versé. S’il y a un syndicat inhérent à l’entreprise, les salariés doivent être mis au courant s’il y a des difficultés au sein de l’entreprise. Leurs droits doivent être respectés et ils doivent être entendus.

D’un point de vue juridique, il est nécessaire de publier sa comptabilité auprès du tribunal de commerce de sa commune. Vous pouvez également l’envoyer de manière dématérialisée sur le site d’Infogreffe vous devrez néanmoins régler des frais de greffe.  En d’autres termes, il faut tenir sa comptabilité à jour et réussir à la maintenir telle qu’elle. Si vous ne transmettez pas votre dépôt des comptes annuels ainsi que des documents connexes au greffe vous serez sanctionnés à hauteur de 1500 € et de 3000 € en cas de récidive.  

2. Quelles sont les pénalités encourues en cas de retard ? 

Pour les microentreprises si l’auto-entrepreneur ne respecte pas ses obligations comptables il s’expose à des pénalités. Pour tout retard dans une déclaration, une pénalité de 1,5% du plafond de la sécurité sociale en vigueur sera appliquée. Une amende de 1/12ème du chiffre d’affaires maximum sera infligée par déclaration mensuelle manquante plus 5% par déclaration mensuelle manquante. Les cotisations correspondront à ¼ du chiffre d’affaires maximum par déclaration trimestrielle manquante, à quoi s’ajoute une majoration de 15% par déclaration trimestrielle manquante. Une amende de 15€, plafonnée au ¼ de son montant sera appliquée par mention manquante ou inexacte pour chaque facture. En cas de fraude, des sanctions jusqu’à 75 000€ pourront être appliquées en vertu de l’article L441-1 du Code de commerce. 

Pour les autres entreprises : en tant que dirigeant d’une société hors micro-entreprise, l’administration fiscale peut appliquer une taxation d’office si vous n’avez pas effectué la déclaration de votre chiffre d’affaires. La taxation d’office, après une reconstitution de vos recettes et dépenses, vous impose le paiement d’un impôt avec éventuellement la mise en place d’un processus de recouvrement. En outre, en cas d’absence de bilan ou d’écriture fictive, les sanctions prévues à l’article 1741 du CGI, peuvent s’élever à 500 000€d’amende et cinq ans de prison. 

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3. Combien de temps doit-on conserver ses documents comptables ? 

Le Code du Commerce prévoit de garder tous ses documents comptables pendant 10 ans. Cette durée est valable pour les livres comptables obligatoires tels que le livre journal, le grand livre ou encore le livre d’inventaire. Les comptes annuels tels que le bilan, le compte de résultat et l’annexe ainsi que toutes les pièces justificatives de l’activité doivent être conservés en version originale pendant 10 ans à partir de la clôture de l’exercice comptable. 

Concernant les documents commerciaux, fiscaux, sociaux et juridiques différentes durées sont applicables. Par exemple, vous devez conserver pendant 5 ans un document bancaire tel qu’un relevé bancaire ou un talon de chèque et pendant 6 ans les communications relatives à l’impôt sur le revenu et sur les sociétés ou la cotisation foncière des entreprises. 

4. Comment faire pour garder sa comptabilité à jour ? 

Chez Captaincompta, vous bénéficierez de conseils et d’un suivi dédié afin de gérer toute votre comptabilité. Grâce à l’application, vous pourrez ajouter vos justificatifs via votre téléphone en quelques clics. Nous vous suivrons jusqu’au bilan et vous proposerons un suivi 100% personnalisé par l’un de nos coachs.

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