Les notes de frais : conditions et remboursement

la note de frais correspond à un document fourni par le salarié à son employeur afin qu’il effectue un remboursement sur les frais que celui-ci a effectué dans le cadre de son activité professionnelle.

1. Que doit contenir une note de frais

Ce document doit être au format papier ou numérique et doit contenir plusieurs indications afin de rentrer dans les règles fixées par l’institution.

• L’Objet de la dépense
• La date de la dépense
• Le montant hors-taxe
• Le montant de la TVA
• Le montant TTC
• Le moyen de règlement utilisé

Certains éléments sont à rajouter en fonction de la dépense concernée (lieu de la mission, kilométrage, nombre de nuitées d’hôtel, nombre de convives si restaurant).

2. Les dépenses concernées

• Les repas dans le cadre d’une journée de travail, qu’ils s’agissent d’un restaurant ou d’un fast food.
• Les frais de transport remboursés sous forme d’indemnité kilométrique pour l’utilisation d’un véhicule personnel ou le remboursement direct des frais de carburant, péage, billet transport.
• Les frais d’hébergements remboursés en nuits d’hôtel s’il se situe à plus de 50 kms du domicile du salarié ou à plus de 1H30 de transport en commun.
• La location de véhicule via une société de location.
• Les frais liés au télétravail (forfait internet, téléphonique, aménagement de l’espace de travail).
• Les dépenses postales.
• Les frais de fournitures bureautiques et de documentations (revues).

Ces remboursements s’effectuent :

AU RÉEL : remboursement sur présentation d’un justificatif validé et vérifié et conformes aux règles fiscales et à celles de l’entreprise.

AU FORFAIT : avec le versement d’une allocation fixe. Ce système permet plus de liberté, car il ne nécessite pas d’établir une note de frais par le salarié à faire valider en interne. Le gain de temps n’est pas négligeable. Ce système est notamment utilisé pour les commerciaux itinérant qui disposent de forfaits de déplacement qui doivent leur permettre de couvrir tous leurs frais professionnels.

L’édition de note de frais doit être structurée, car en cas de contrôle, l’Urssaf peut requalifier certains avantages jugés trop abusif. Il faut ainsi communiquer en interne pour rendre son utilisation simple et légale. (Plafonnement des dépenses, fournisseurs en partenariat).

3. Les obligations légales

• Les notes de frais doivent être envoyées par le salarié dans un délai raisonnable à l’employeur (délai décidé et présenté dans le règlement interne à l’entreprise) Hors délai, le remboursement peut être rejeté. Mais en cas de rejet alors que les dépenses et les démarches sont conformes alors le salarié peut se retourner contre l’employeur.
• La note de frais doit être accompagnée d’une facture et d’un justificatif de paiement pour établir un remboursement et récupérer une partie de la TVA.

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4. TVA et note de frais

Elle est récupérable sur :

• La location de véhicules utilitaires (camions, camionnettes) destinés au transport de marchandises et de matériaux.
• Le carburant pour les voitures via un tableau de pourcentages en fonctions du type de carburant et du véhicule (tourisme ou utilitaire)
• Frais de péage, pont, tunnel
• Les frais de stationnement (souterrains, horodateurs)

5. TVA et note de frais

Elle est récupérable sur :

• La location de véhicules utilitaires (camions, camionnettes) destinés au transport de marchandises et de matériaux.
• Le carburant pour les voitures via un tableau de pourcentages en fonctions du type de carburant et du véhicule (tourisme ou utilitaire)
• Frais de péage, pont, tunnel
• Les frais de stationnement (souterrains, horodateurs)

6. Délais de remboursement

L’état prévoit 5 ans pour le remboursement d’une note de frais par l’employeur à compter de la présentation de la note de frais par le salarié. Cependant, ce délai dépend surtout de la rapidité avec laquelle la note de frais est vérifiée et validée en interne. Le délai est donc souvent équivalent à un mois.

7. Comment optimiser le temps de traitement des notes de frais ?

En numérisant leur édition permettra un traitement plus rapide, plus efficace et une clarté de l’information évidente. Ainsi moins d’erreurs et de fraudes pourront être enregistrées. L’entreprise réalisera également un gain de temps sur le traitement de ces demandes.

En réalisant un audit sur les dépenses en note de frais afin d’optimiser la gestion des coûts et identifier les sources de dépenses ainsi que leurs répartitions.

En définissant un plafond des dépenses à la suite de cet audit. En effet les notes de frais peuvent devenir rapidement un gouffre pour l’entreprise si elles sont utilisées sans règles. Il est donc nécessaire d’établir un montant maximum des dépenses et des recommandations quant aux déplacements par exemple ou au choix du restaurant.

Il est également nécessaire au sein d’une entreprise de fixer des règles interne quant à l’utilisation de ces notes de frais. Il est recommandé de mettre en place une politique de dépenses qui expliquera

• les types de dépenses prises en charge par le remboursement
• Les délais de remise de la note de frais
• Les conditions de remboursement
• Les règles permettant à l’entreprise de rendre l’utilisation de ces avantages plus simple.

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