Journée internationale des stagiaires

En cette journée internationale des stagiaires, il est important de rappeler certaines obligations qu’a l’employeur au recrutement d’un stagiaire. 

En tant qu’employeurs, vous êtes soumis à des réglementations pour l’accueil de stagiaires dans votre entreprise. Ces réglementations peuvent concerner la durée maximale du stage, la rémunération obligatoire, les conditions de recours, la signature d’une convention, le nombre maximal de stages en cours et le délai entre deux stages. 

Même s’il n’est pas considéré comme un salarié, le stagiaire doit respecter les règles de son établissement d’accueil. 

Dans cet article nous vous donnons toutes les informations pour accueillir votre stagiaire dans de bonnes conditions.

1.Le stage s’inscrit-il dans le cursus scolaire ou universitaire ? 

D’après le  code de l’Éducation le stage est « une période temporaire de mise en situation en milieu professionnel au cours de laquelle l’étudiant acquiert des compétences professionnelles qui mettent en œuvre les acquis de sa formation en vue de l’obtention d’un diplôme ou d’une certification ». Article L 124-1 du Code de l’Éducation.

Par conséquent, le stagiaire doit se voir confier une ou des missions conformes au projet pédagogique défini par son établissement d’enseignement et approuvées par l’entreprise d’accueil.  

Il faut compter 200 heures minimum par année d’enseignement et  50 heures minimum en présence de l’étudiant.

Aussi il est interdit d’établir une convention de stage pour des tâches régulières ou un emploi saisonnier  ou encore pour remplacer un salarié en cas d’absence ou de suspension de son contrat de travail. (Article L 124-7 du Code de l’Éducation.)

Autre point important à retenir, c’est qu’il est interdit de confier au stagiaire des tâches dangereuses pour sa santé ou sa sécurité.

En tant qu’employeur vous n’avez pas à effectuer de déclaration préalable à l’embauche (DPAE) . Vous devez également mentionner dans le registre unique du personnel, dans leur ordre d’arrivée, le nom et prénom des stagiaires accueillis. 

2. Quelles sont les obligations de l’entreprise vis-à-vis du stagiaire ? 

Comme nous l’avons stipulé plus haut, le stage n’est pas un emploi. Le stage n’est donc pas un emploi. Il n’a pas pour vocation à pourvoir un “véritable” poste de l’entreprise.  (art. L8223-1-1 du code du travail)

3.Quelle est la durée maximale d’un stage ?

 L’accueil d’un même stagiaire dans la même entreprise est limité à 6 mois par année cursus et ça quel que soit le nombre de stages. 

Cette durée est déterminée en tenant compte de la présence effective du stagiaire dans l’entreprise de la façon suivante : 

• 7 heures de présence, consécutives ou non, équivalent à une journée de présence
• 22 jours de présence équivalent à 1 mois

La durée d’un stage de 6 mois est atteinte lorsque le stagiaire a atteint 924 heures de présence effective dans l’entreprise d’accueil. (source service public.fr)

Dans le cas où vous souhaitez prendre des stagiaires différents pour un même poste, vous devez respecter un délai de carence entre les deux stages de ⅓ de la durée du stage précédent.

Besoin d'accompagnement ?

Prenez rendez-vous avec l'un de nos conseillers.

4.Quel est le quota de stagiaires en entreprise ? 

Dans le cas où l’effectif de votre structure est supérieur ou égal à 20 vous devez respecter un quota maximal de stagiaires pour les conventions de stage en cours sur une même semaine civile soit :  15% de l’effectif. 

Si votre structure est inférieure à 20 alors vous ne pouvez prendre que trois stagiaires. 

5. Mise à disposition d’un tuteur de stage 

L’entreprise doit mettre à disposition du stagiaire un tuteur ou une tutrice pour  l’accueil et l’accompagnement du  stagiaire au cours de sa formation pratique.

6. Le statut du stagiaire

Le stagiaire n’a pas de contrat de travail.  Il n’est pas considéré comme un salarié de l’entreprise : 

• Il n’y a donc pas besoin d’établir de déclaration préalable à l’embauche;
• Il ne peut pas prétendre au SMIC ;
• La remise d’un bulletin de paye n’est pas obligatoire sauf lorsqu’une gratification est versée et notamment lorsque le versement de la gratification donne lieu à précompte de cotisations;
• Il est exclu de tous les calculs d’effectif.

Toutefois, il suit les mêmes règles applicables aux salariés de l’entreprise en ce qui concerne les : 

• présences de nuit;
• la durée maximale journalière et hebdomadaire de travail
• le repos quotidien, hebdomadaire et jours fériés

7. Quels sont les avantages pour le stagiaire ? 

Un stage, c’est une mise en situation en milieu professionnel. Il permet d’acquérir des compétences professionnelles. Ses missions, en adéquation avec sa formation, lui permettent de connaître un poste qu’il souhaiterait occuper. 

Autres avantages

Les stagiaires de plus de 2 mois percevant une gratification doivent avoir un accès à la cantine ou bénéficier des titres restaurant au même titre que les salariés de l’entreprise. 

En ce qui concerne les stagiaires non gratifiés( durée de stage inférieure à 2 mois)  s’ils ont accès la cantine ou des titres restaurants sans contrepartie, si la valeur de ces avantages ne dépassent pas la franchise de cotisation alors la valeur de ces avantages ne sera pas soumise à charges. (cf ici)

Le stagiaire peut bénéficier de certains droits et avantages des salariés comme l’accès aux activités sociales et culturelles proposées par le comité social et économique et social CSE, par exemple. 

Le remboursement des frais ne doit pas être compris dans la gratification mensuelle, ces indemnités doivent être payées en plus. 

Concernant les frais de transport, l’employeur doit rembourser une part des frais de transport engagés par le stagiaire dans les mêmes conditions que le remboursement aux salariés.

8. Et si le stagiaire est absent ? 

Si le stage dure plus de 2 mois, la convention doit permettre la possibilité de congés et d’autorisations d’absence. 

Si le stage dure 2 mois maximum, les congés ne sont pas obligatoires dans la convention. 

La rémunération des congés est facultative. 

9. Qu’en est-il de la convention ? 

La convention doit aborder tous les points qui devront être acquis ou développés par le stagiaire, elle stipule également le temps prévu de stage dans le cursus de la formation du stagiaire. Le stage doit se dérouler dans le cadre d’une convention signée entre les différentes parties : 

• Le stagiaire (ou, s’il est mineur, son représentant légal) 
• L’organisme d’accueil (entreprise, administration publique, collectivité territoriale, association, établissement de santé ou tout autre organisme) 
• L’établissement d’enseignement ou de formation
• L’enseignant référent au sein de l’établissement d’enseignement
• Le tuteur du stage au sein de l’organisme d’accueil

Ces mentions doivent obligatoirement figurer dans la convention :

• Intitulé complet du cursus ou de la formation du stagiaire et son volume horaire par année ou semestre d’enseignement
• Les activités confiées au stagiaire
• Les noms de l’enseignant référent et du tuteur 
• Les dates de début et de fin du stage et la durée hebdomadaire maximale de présence du stagiaire 
• Les conditions d’autorisation d’absence
• Le taux horaire de la gratification, calculée sur la base de la présence effective du stagiaire, et les conditions de son versement
• Les avantages éventuels dont le stagiaire peut bénéficier (restauration, hébergement ou remboursement de frais, par exemple) 
• Régime de protection sociale dont bénéficie le stagiaire, notamment en cas d’accident de travail

L’inspecteur du travail peut demander une copie des conventions de stage à l’établissement d’enseignement ou à l’organisme d’accueil. 

Si le stage a lieu à l’étranger, une fiche d’information présentant la réglementation du pays d’accueil sur les droits et devoirs du stagiaire doit être annexée à la convention de stage. 

10. À propos de la gratification 

Pour un stage continu : 

Une gratification minimale est versée si la durée du stage est supérieure à 2 mois consécutifs (soit l’équivalent de 44 jours à 7 heures par jour) au cours de la même année scolaire ou universitaire. 

En dessous de ces seuils de durée, l’organisme d’accueil n’a pas l’obligation de verser une gratification. 

Si le montant horaire de la gratification est inférieur à 3,9 €, le stagiaire est exonéré de cotisations sociales. 

Pour un stage discontinu : 

Une gratification minimale est versée à partir de la 309ème heure de stage même s’il est effectué de façon non continue. 

En dessous de ces seuils de durée, l’organisme d’accueil n’a pas l’obligation de verser une gratification. 

Si le montant horaire de la gratification est inférieur à 3,9 €, le stagiaire est exonéré de cotisations sociales. 

La gratification est versée à la fin de chaque mois et non pas en fin de stage. Vous trouverez ici un simulateur de gratification.

⚠ Bon à savoir : La gratification est exonérée d’impôt sur le revenu dans la limite du montant annuel du Smic.

11. En ce qui concerne le social ? 

Si la rémunération versée ne dépasse pas le montant horaire minimal, elle est exonérée de cotisations pour l’entreprise d’accueil et pour le stagiaire (la CSG et la CRDS ne sont pas dues).

Une gratification conventionnelle supérieure au minimum légal est en revanche soumise à cotisations et contributions sociales* au-delà du seuil de franchise, calculées sur la fraction excédentaire (différence entre le montant réellement versé et la franchise de cotisations).

*Le stagiaire n’étant pas un salarié, les contributions suivantes ne sont pas dues :

• Contributions d’assurance chômage
• AGS
• Contribution au dialogue social
• Contributions retraite complémentaire et prévoyance

12. Qu’est ce qu’une attestation de stage ? 

À la fin du stage, l’organisme d’accueil est dans l’obligation de remettre au stagiaire une attestation de stage, elle mentionne la durée effective totale du stage et, si nécessaire, le montant total de la gratification versée. 

Vous pouvez trouver un modèle d’attestation de stage disponible sur le site du service public ici. 

Quelles sont les sanctions potentielles pour l’entreprise ?

En cas de non-respect des règles d’encadrement des stages, l’employeur encourt une amende administrative pouvant aller jusqu’à 2000€ par stagiaire concerné. L’amende peut aller jusqu’à 4000€ en cas de nouvelle infraction dans l’année qui suit la notification de la 1ere amende. 

Désormais, grâce à cet article, prendre un stagiaire dans votre organisme sera un jeu d’enfant ! 

Création d’entreprise

💌 Newsletter

Abonnez-vous à notre newsletter our recevoir du contenus exclusifs !