LE SOMMAIRE :
1. Qu’est-ce que les frais réels ?
2.Qu’est-ce que les indemnités kilométriques ?
3.Qui peut percevoir les indemnités kilométriques ?
4.Dans quel cas on peut bénéficier des IK ?
5. Quelles dépenses sont couvertes pas les indemnités kilométriques ?
6.Comment sont calculés les IK ?
Faut-il choisir plutôt le barème des indemnités kilométriques ou la déduction des frais au réel facture par facture ? Dans cet article, nous vous donnons les avantages et les inconvénients de chacun.
1.Qu’est-ce que les frais réels ?
Pour faire simple lorsque vous faites une dépense sur votre véhicule automatiquement ces charges s’appliquent aux frais réels. C’est-à-dire que vous collectez vos factures pour justifier de vos frais réels et cela dépenses par dépenses, justificatifs par justificatifs.
La plupart du temps vous utilisez votre voiture dans pour un usage à la fois personnel et professionnel. Les possibilités de déduction varient selon l’impact fiscal.
Votre véhicule peut donc être retenu soit à votre patrimoine personnel ou à votre patrimoine professionnel. Afin d’éviter toute complexité, le service fiscal a créé le barème kilométrique.
2. Qu’est-ce que les indemnités kilométriques ?
En quelques mots, les indemnités kilométriques permettent à un salarié ou un dirigeant de se faire rembourser les frais lorsqu’il met à profit son véhicule personnel pour les besoins de son activité professionnelle. En d’autres termes, l’entreprise ou l’organisation rembourse l’employé les frais kilométriques occasionnés par l’usage d’un moyen de déplacement pour son usage professionnel.
3. Qui peut percevoir les indemnités kilométriques ?
L’IK peut être perçue par le dirigeant, soit par un salarié. Pour percevoir les indemnités kilométriques, il est impératif de transmettre un justificatif à l’organisme ou à l’employeur. Ce justificatif est composé des informations suivantes : date, motif du transit, des chiffres exacts de la distance évaluée en kilomètre et d’assujettissement du véhicule quant à l’impôt fiscal.
⚠️ Attention elles ne peuvent pas être versées à un associé qui n’a aucune fonction officielle dans l’entreprise.
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4. Dans quel cas on peut bénéficier des IK ?
Pour bénéficier des IK, il y a plusieurs conditions à remplir :
- le véhicule utilisé ne doit pas être immatriculé au nom de la société;
- les frais de déplacement doivent être justifiés (date, lieu, nombre de kilomètres réalisés et nom des clients concernés par le déplacement).
- Les déplacements doivent avoir un caractère strictement professionnel
⚠️ Les IK ne peuvent pas couvrir les déplacement domicile-travail.
En effet, la distance est plafonnée à 40 km par trajet. De ce fait, si la distance est supérieure à 40km, elle ne sera pas prise en compte.
5. Quelles dépenses sont couvertes pas les indemnités kilométriques ?
- les coûts d’achat du véhicule et de ses équipements
- la prime d’assurance annuelle, les frais d’entretien (réparation, pneus, échappement, révision, etc.)
- les frais de carburant (essence, gasoil, etc.)
⚠️ Les dépenses comme les frais de stationnement (parking, parcmètre) ainsi que les frais de péage ne sont pas couverts par les IK.
6. Comment sont calculés les IK ?
Le calcul des indemnités kilométriques se fait en fonction d’un barème confectionné par les services fiscaux. Le barème est publié chaque année et permet de calculer le montant des IK à verser.
Il tient compte des chevaux du véhicule et de la distance parcourue durant l’année civile.
« d » représente ici la distance parcourue en kilomètres
Une majoration de 20 % s’applique pour les véhicules électriques.
7. La détermination des charges des frais réels
Pour les frais réels, les frais engagés pour le véhicule sont pris en compte (essence, coût d’achat, entretien, réparation, etc.). Dans le cas d’usage mixte du véhicule, une quote-part d’utilisation professionnelle sera déterminée.
Au contraire, les IK se calculent, selon le barème kilométrique donnée par l’administration.
Mode de détention
L’achat du véhicule doit être au nom de l’entreprise
8. Les justificatifs
En frais réels, toutes les pièces justificatives concernant les dépenses réalisées doivent être conservées (factures d’achat, essence, assurance…). Alors que pour les indemnités kilométriques il faut être en mesure de justifier du kilométrage parcouru à titre professionnel avec indication des dates, lieux et identités des clients rencontrés
9. Que faut-il choisir ?
Aucune des deux solutions n’est avantageuse dans l’absolue. Toutefois, nous vous préconisons de faire appel à un expert qui saura trancher entre les deux sur la base de calculs qu’il établira en fonction de votre situation et de vos projections.
⚠️ Les remboursements d’IK pour une distance totale parcourue à l’année supérieure à quinze mille kilomètres ces remboursements sont soumis à la TVS. Les amortissements sont limités dans le cas où vous achetez un véhicule polluant ou d’une valeur supérieur à 18 300€
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